Automatisierte Honorarverwaltung für Freie

Automatisiertes Honorarmanagement verbessert die Planung und Abrechnung von freien Mitarbeitern.

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Honorare und freie Mitarbeiter

Der öffentlich-rechtliche Rundfunk setzt auf die Unterstützung durch Freiberufler: Fast die Hälfte der rund 42.000 Mitarbeiter in den Länderanstalten sind nicht fest angestellt*. Im Gegensatz zu Festangestellten arbeiten die Freelancer nach Honorarverträgen mit direktem Projektbezug. Neben der stunden- und tageweisen Buchung ist auch die langfristige Zusammenarbeit üblich.

Freie Mitarbeiter

Freie Mitarbeiter bei Medienproduktion

Die Anforderungen an eine effiziente Honorarverwaltung sind vielfältig. Zum einen können für einen Selbstständigen in verschiedenen Abteilungen mehrere Honorarverträge vorliegen. Die Höhe des Honorars ist abhängig von den gebuchten Zeiten, aber nicht notwendigerweise proportional. Der durchschnittliche Tagessatz kann bei der Buchung einer kompletten Woche geringer ausfallen, als nur für zwei Tage.

Zudem können Honorare auch abteilungs- und tätigkeitsbezogen schwanken. Bespielweise wird eine kreative Leistung beim selben Mitarbeiter höher vergütet als eine ausführende Tätigkeit. Noch komplizierter wird es bei kombinierten Honoraren. Es gibt z. B. gesonderte Vereinbarungen für die Übertragung von Nutzungsrechten.

Zu guter Letzt kann sich bei kontinuierlicher Beschäftigung natürlich auch der Status des freien Mitarbeiters ändern – Stichwort Scheinselbstständigkeit. Der hohe Planungsaufwand in größeren Medienunternehmen trifft also auf jede Menge Bürokratie und Papierkram. Aufträge und Verträge gehen ausgedruckt von Hand zu Hand und werden aufwändig manuell eingepflegt und verwaltet.

Automatisierte Honorarverwaltung mit CEITON

CEITON unterstützt die automatisierte Honorarverwaltung freier Mitarbeiter ab Version 11.0 (Herbst 2019).

In CEITON werden pro Mitarbeiter Honorarhöhe, -gültigkeit und Stundenbasis hinterlegt. Einsatzhonorare für freie Mitarbeiter werden automatisch be- und abgerechnet und an externe Systeme übergeben. Gesetzliche Regelungen oder Tarifverträge werden vom System automatisch berücksichtigt und geprüft. CEITON meldet dem Planer, wenn Freie eine kritische Beschäftigungsgrenze erreichen. Scheinselbstständigkeit lässt sich so vorbeugen.

Sicherheit und Datenschutz

Da die Höhe von Honoraren vertraulich ist, ist der Zugriff auf die Daten durch eine entsprechende strenge Rechteverteilung abgesichert. Ausschließlich Planer oder Bearbeiter mit den entsprechenden Lese- bzw. Schreibrechten können Honorare einsehen, eintragen oder ändern.

Honorarabrechnung Freelancer
Arbeiten mit der CEITON-Honorarverwaltung

Verschiedene Filtereinstellungen helfen dem Disponenten schon bei der Einsatzplanung der Freien:

• Gesamtansicht der Mitarbeiter mit Honoraren ist verfügbar, oder

• nur Honorare, die für den einzelnen Mitarbeiter definiert wurden, oder

• nur Honorare für diese Abteilung bzw. Tätigkeit, oder

• Honorare, bei denen Start- und Enddatum des Einsatzes innerhalb der Gültigkeit liegen sind sichtbar etc.

Durch den direkten Vergleich aller geeigneten Freelancer lässt sich beispielsweise schnell nach Kostenfaktor sortieren. Auch abweichende Honorare z. B. je Verwertungsrecht werden einfach geplant und abgerechnet.

Die geleisteten Einsätze erfasst der freie Mitarbeiter dann im CEITON-Modul für die digitale Zeiterfassung unkompliziert und bequem mobil oder am Rechner. In CEITON wird entsprechend des hinterlegten Honorars abgerechnet und gegebenenfalls der zahlbare Betrag an eine entsprechende Schnittstelle der Finanzbuchhaltung weitergeleitet.

Vorteile: Automatisierte Honorarverwaltung
  • Arbeitsprozesse ohne Medienbruch
    – alle Daten in einem System

  • Hohe Sicherheit und Transparenz

  • Kontrollmöglichkeiten und Revisionssicherheit

  • Unkomplizierte Anpassung der Konditionen

  • Schnittstellen, z. B. zur Finanzbuchhaltung

Blog von Ceiton expertplace in Leipzig
Über die Autorin Sarah Barnert

Sarah ist Content-Managerin bei expertplace solutions, betreut unsere Social-Media-Kanäle und schreibt über Branchentrends.