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Broschüre mit Screenshots
zu Workflow und Disposition
Funktionaler und technischer
Überblick über die Module
Vier Schritte zum
Workflow-Management
Workflows in der Post-Produktion
am Beispiel Pre-mastering

Workflow-Einführung

1. Heutige Ineffizienzen

Wenn man Geschäftsprozesse betrachtet, so finden sich jede Menge Arbeitsschritte, die koordiniert durchgeführt werden müssen. Arbeiten mehrere Mitarbeiter an mehreren Aufträgen, wird die Koordination der Informationen und Aufgaben schnell unübersichtlich. Der Zeitaufwand steigt dann überproportional an. Nicht selten werden durch Suche, E-Mail-, Excel- und Tool-Verwendung sowie durch ständige Meetings und Telefonabstimmungen über 50 % der eigentlichen Arbeitskraft verwendet.


2. Aufgaben-Management

Klassische Work-Order-Software (für Fertigungsaufträge) ist zwar ein Schritt in die richtige Richtung, löst das Problem aber nicht mehr zeitgemäß und umfassend. Sie stellt lediglich statische Funktionen zur Verfügung, die die Datenverwaltung und -speicherung vereinfachen.


Ein Workflow-System wie CEITON übernimmt stattdessen einen Großteil der Koordinations- und Informationsaufgaben und entlastet die Mitarbeiter erheblich. Prozesse werden so designt, dass die richtigen Aufgaben mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit beim richtigen Mitarbeiter landen (bzw. einer Maschine/Software).


Dabei erhält jeder Mitarbeiter automatisch die wesentlichen Informationen in einem strukturierten Formular, in das er auch Daten eingeben kann. Abhängig von diesen Eingaben und der Fertigstellung der Aufgabe wird vom Workflow-System über Abhängigkeiten oder Regeln entschieden, welche danach folgenden Arbeitsschritte von wem, wie, bis wann zu erledigen sind, sodass es neue Aufgaben automatisch erstellen oder aktivieren kann. Niemand muss sich um das "Woher" und "Wohin", das "Vorher" oder "Nachher" kümmern.


Ein Workflow-System ist also keine fixe Software, sondern eine Plattform, auf der ganz beliebige Prozesse vergleichsweise einfach gebaut werden können.


Ein Workflow-System steuert und überwacht also Prozesse – ganz egal, um welche Arbeitsabläufe es sich dabei handelt. Ohne Workflow-Management-Systeme ist heute kaum noch ein Prozess mehr zeitgemäß und effizient abzuarbeiten. Lesen Sie dazu auch Workflow-Spezifikation und Implementierung.

3. Prozesse integrieren Funktionen

Wenn wir über Prozesse sprechen, dann ist dort der integrative Ansatz immanent. Das heißt, es werden nicht die einzelnen Funktionsbausteine (z.B. Arbeitsschritte) eines Prozesses betrachtet, sondern wie sie zusammenspielen. Nur wenn alle Funktionen und Arbeitsschritte reibungslos ineinander greifen, kann effizient gearbeitet werden.


Funktionale Software:

  1. bietet passive, getrennte Funktionen,
  2. hat statische oder nur "anpassbare" Oberflächen,
  3. unterstützt keine zukünftigen Anforderungen,
  4. zwingt Anwender, die Nutzung selbst zu koordinieren,
  5. ermöglicht manuellen Austausch mit Fremdsystemen.

Prozess-basierte Software wie CEITON:

  1. bietet kaum fachspezifische Funktionen,
  2. hat völlig generische Oberflächen,
  3. kann beliebige neue Prozesse abbilden,
  4. kontrolliert aktiv den gesamten Prozess,
  5. integriert Fremdsysteme automatisiert.

Ein Workflow-System kennt im Prinzip zwei Arten von zu integrierenden Funktionen:


  1. Aufgaben für Menschen, die dann manuell oder mit Hilfe von anderen funktionalen Systemen durchgeführt werden, und
  2. Aufgaben für Maschinen oder Software-Systeme, die ganz ohne menschliches Zutun automatisiert werden.

Beides gibt es in Mischformen und verschiedensten Varianten.


Die Effizienz eines Prozesses hängt also von zwei Faktoren ab:

  1. den einzelnen Funktionen (also manuelle, z.B. kreative, Arbeitsschritte oder Funktionsnutzung in Tools oder Software-Systemen) und
  2. der Integration dieser vielen verschiedenen Funktionen in einen durchgängigen und einheitlichen Prozess.

Ersteres ist oft bereits erfolgt: Es stehen moderne Arbeitsmittel zur Verfügung. Letzteres fehlt meist und ist die Aufgabe eines Workflow-Systems. Zusätzlich stellt das CEITON Workflow-System jedoch auch eigene, zentrale Funktionen zur Verfügung, wie etwa die Auftragsverwaltung und Disposition.

4. Zwischen Code und Customizing

Um individuelle Anforderungen abzudecken, stehen Unternehmen oft in der Zwickmühle zwischen Eigenentwicklung, die nicht dauerhaft und umfassend professionell durchführbar ist, und "Anpassung" einer limitierten, fixen Software eines Herstellers. Workflows sind unter bestimmten Voraussetzungen ein Weg aus dem Dilemma.


Wenn in der geforderten Applikation die Zusammenarbeit von Menschen und die Informationsverteilung im Vordergrund stehen, so können individuelle Applikationen als Workflows designt werden. Dabei müssen weder Datenbankstruktur, noch Applikations- oder Schnittstellenlogik programmiert werden. Es werden lediglich die Nutzer-Formulare und deren Abhängigkeiten untereinander beschrieben. Alles andere übernimmt die Workflow-Plattform automatisch.


Herkömmlicher Programmier-Ansatz:

  • State-of-the-Art: "Customizing" (Hinzufügen, Verstecken, Verschieben von Feldern)
  • nur bedingt änderbare Programmierung von Abläufen und Funktionen durch Embedded Workflow-Engines

Moderner "Software-als-Plattform-Ansatz":

  • Modellierung statt Programmierung
  • keine Limitierung durch vorhandene Strukturen

5. Zusammenfassung Nutzen

Komplexe wie auch einfache Prozesse lassen sich automatisiert koordinieren. Der Nutzen drückt sich durch die folgenden Vorteile aus:

  • Erhöhung der Transparenz,
  • Senkung von Kommunikationskosten,
  • Verbesserung der Steuerung,
  • Verbesserung der Durchlaufzeit,
  • Vermeidung von Fehlern und Terminüberschreitungen,
  • Unabhängigkeit bei Mitarbeiter-Ausfällen,
  • Erhöhung der Flexibilität (In-/Outsourcing),
  • akkurate Abrechnung,
  • automatische Archivierung aller Prozesse (Dokumentation).

6. Wann brauchen Sie einen Workflow?

Nutzen Sie unsere Schnell-Indikation. Wenn Sie einen oder mehrere Punkte bejahen können, lohnt sich die Einführung eines Workflow-Systems:

  • wenn Mitarbeiter Informationen teilen müssen (intern/extern),
  • wenn Prozesse komplex und dynamisch sind,
  • bei wiederkehrenden Abläufen,
  • bei eiligen Prozessen (nach Ereignissen),
  • wenn Qualität oberste Priorität hat,
  • zur dezentralen Datenerfassung,
  • wenn sich Prozesse mit der Zeit ändern.